Encourager la circulation de l'information
Le cloisonnement au sein des organisations et certaines habitudes de fonctionnement amènent les personnels à ignorer certaines informations qui leur sont indispensables. Le changement organisationnel pourrait avoir un impact sur les employés. Il serait donc des les encourager et les motiver par une formation continue.
Pour ce faire, Il est indispensable de faire un état des lieux des différentes modalités de diffusion de l'information pour définir les améliorations possibles. Dans un grand nombre de cas, on peut sensiblement diminuer l’afflux de mails sans effets négatifs sur la circulation de l’information. Des outils permettent de mettre des ressources à la disposition de tous ceux qui en ont besoin sans encombrer les autres.
Le temps perdu par ces personnes à expliquer sans arrêt les mêmes choses ne se justifie pas. Et que ferez-vous quand ces personnes seront parties à la retraite. Il est intéressant de créer des espaces de « mémoire » dans lesquels seront stockées les réponses aux questions les plus souvent rencontrées. Des outils permettent aujourd’hui d’expérimenter. Un excellent moyen pour tester les attentes et vérifier la faisabilité de la démarche avant tout investissement inutile.
Il existe des outils qui permettent de synchroniser les agendas. On peut imaginer aussi un système de messages ou d’alertes par SMS. De plus en plus d’applications ont été développés sur les mobiles.
Le mail est plus efficace qu’un courrier postal. On dit le mail intrusif mais il l’est bien moins que le téléphone. C’est un véritable moyen de communication interne et d’en profiter pour responsabiliser chacun sur les risques. Il serait temps d’encourager l’expression individuelle au lieu d’en avoir peur, afin d’éviter qu’elle ne s’exprime avec maladresse en dehors de l’institution. Il faut inventer un collaboratif institutionnel si l’on veut créer de la dynamique collective et de l’intelligence stratégique, au sein de nos services par exemple le wiki.
Il est absolument nécessaire de s’interroger sur la collecte, le traitement et la diffusion de l’information au sein des organisations.